จัดประชุมอย่างไรให้ปลอดภัยในยุค PANDEMIC DISRUPTION
ในปัจจุบันมีการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ทำให้เกิดยุค Pandemic Disruption การหาห้องประชุม หรือห้องสัมมนาให้เช่า เพื่อจัดงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น การประชุม การสัมมนา การจัดอีเว้นท์ หรือกิจกรรมต่างๆ ขององค์กรต่างๆ นั้นยากขึ้นแต่ก็ยังสามารถจัดได้ โดยต้องลดจำนวนคนลงหากเป็นงานแบบ Onsite แต่หากมีผู้เข้าร่วมเยอะๆ ก็อาจจะต้องเปลี่ยนรูปแบบการจัดเป็นการจัดประชุมแบบออนไลน์หรือจัดการประชุมในรูปแบบ Hybrid Meeting เพื่อลดจำนวนคน Onsite ลง และให้ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ประชุมผ่านระบบออนไลน์แทน จึงจะสามารถจัดการประชุมได้เหมือนเดิม
ในตอนนี้ หากจะเปิดให้บริการห้องประชุมให้เช่าได้ สิ่งที่ห้องประชุมทุกที่ต้องปฏิบัติเพื่อลดความเสี่ยงในการเกิดการแพร่ระบาดของไวรัส โควิด-19 ก็มีด้วยกันหลายประการ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง
การเตรียมการในส่วนของผู้ให้บริการ ห้องประชุมให้เช่า หรือ ห้องสัมมนาให้เช่า
ทำความสะอาดพื้นที่ทุกครั้งหลังมีการใช้บริการห้องประชุม มาตรฐานปกติที่ต้องมีอยู่แล้วไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ ณ ตอนนี้ หรือสถานการณ์ปกติ
ทำความสะอาดจุดสัมผัสร่วมอย่างสม่ำเสมอทุกช่วงเวลา ในบางสถานที่อาจทำความสะอาดทุกๆ 30 นาที หรือ 1 ชั่วโมง ขึ้นอยู่กับการจัดสรรเวลาของห้องประชุมแต่ละแห่ง
เครื่องวัดอุณหภูมิ เพื่อวัดอุณหภูมิของผู้ที่มาใช้บริการ เป็นการคัดกรองผู้มีความเสี่ยงในการแพร่ระบาดในเบื้องต้นก่อนการเข้าใช้งานห้องประชุม
มีเจลแอลกอฮอล์ให้บริการ เพื่อใช้ในการล้างมือก่อน และหลังจากสัมผัสกับจุดสัมผัสร่วม
จัดที่นั่งภายในห้องประชุม ให้มีระยะห่างระหว่างบุคคลตามมาตรการของรัฐ เพื่อเป็นการลดความเสี่ยงในการสัมผัสกับผู้อื่นในการประชุม และลดโอกาสในการติดเชื้อ
สติ๊กเกอร์ แขกบางท่านอาจจะรำคาญการตรวจที่ต้องทำบ่อยๆ ในตอนที่เดินเข้า-ออก ดังนั้น สติ๊กเกอร์ก็มีความจำเป็น เพื่อใช้จำแนกผู้ใช้บริการที่ทำการตรวจวัดอุณหภูมิเรียบร้อยแล้ว ช่วยให้เจ้าหน้าที่ทำงานได้ง่ายขึ้น และไม่ต้องตรวจซ้ำๆ
การเตรียมการในส่วนของผู้ใช้บริการ ผู้ที่ต้องการจัดงาน หรือเช่าห้องประชุม ในช่วงโควิด-19
หากสามารถปฎิบัติตามนี้ได้ แอดเชื่อว่าผู้เข้าร่วมทุกท่านก็ปลอดภัยได้ในระดับนึงแล้ว สิ่งที่จะเน้นย้ำอีกครั้งเกี่ยวกับการใช้งานห้องประชุมให้เช่า ก็คือ ควรปฏิบัติตามกฏของห้องประชุมในการรักษาความปลอดภัยจากการแพร่ระบาดอย่างเคร่งครัด เพื่อลดความเสี่ยงให้ตัวเราเองและผู้เข้าร่วมงานท่านอื่นๆ นะครับ
หากต้องการจัดประชุมแล้วจำนวนคนเกินกว่าที่กำหนดล่ะ !?
หากจำนวนคนที่เข้าร่วมใช้งานห้องประชุมเกินกว่าที่ทางรัฐบาลกำหนดไว้ ก็ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดเป็นการประชุมแบบออนไลน์ หรือ Hybrid Meeting อย่างที่แอดได้แนะนำไว้ในตอนต้น การปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดงานทำให้เราลดค่าใช้จ่ายในการเช่าห้องประชุม ทั้งยังทำให้เรามีตัวเลือกในการหาห้องประชุมที่ราคาถูกลงได้ ทั้งนี้ ถึงแม้ค่าเช่าห้องประชุมจะถูกลง แต่ก็อาจจะมีค่าบริการ Hybrid Meeting หรือ Hybrid Conference เข้ามาแทน
อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ที่มีความสุ่มเสี่ยงแบบนี้ เราก็ควรจะลดการอยู่รวมกับคนจำนวนมาก เพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อ แล้วลองศึกษาช่องทางใหม่ๆ เช่น Hybrid Meeting หรือ Hybrid Conference เพื่อให้การทำงานและการประชุม มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อย่าเพิ่งออกไปเที่ยวตามสถานที่ต่างๆ โดยไม่จำเป็น เพราะจะเป็นการเพิ่มความเสี่ยงให้ทั้งกับตัวเองและผู้อื่น สุดท้ายนี้แอดมินก็ขอให้ ท่านที่กำลังเผชิญกับ COVID-19 อยู่ หายจากอาการป่วยไวๆ และปลอดภัยกลับบ้านโดยเร็วที่สุดนะครับ ในส่วนของท่านอื่น ขอให้รักษษสุขภาพจนกระทั่งจบวิกฤตในครั้งนี้ไปได้ เราจะผ่านไปด้วยกัน ขอบคุณครับ